DocuWare

DocuWare est un éditeur allemand de gestion électronique de documents (GED) et d’automatisation des workflows, devenu filiale de Ricoh en 2019. En France, il opère par sa filiale DOCUWARE SARL, au 17 rue du Colisée à Paris. Sa plateforme agréée (PA) a reçu une immatriculation sous réserve le 03/04/2025, sous le numéro 0089, confirmée par la DGFiP le 22/12/2025. Elle prend la forme d’un service ajouté à DocuWare Cloud : les factures reçues et émises arrivent dans les classeurs de la GED, où elles déclenchent les circuits de validation puis l’archivage.

• Émission et réception pour les entités françaises, ouvertes depuis le 15/06/2026, avec des statuts de facture mis à jour dans DocuWare.

• E-reporting et factures au secteur public par Chorus Pro, indiqués pour la France dans le centre d’aide de l’éditeur.

• Peppol pour les échanges, avec conversion automatique d’un format national vers un autre.

• Contrôle des factures reçues (erreurs de format et de règles de gestion), rapprochement avec les commandes et les réceptions, circuits d’approbation par DocuWare Workflow.

• Archivage dans un coffre-fort numérique certifié NF 203.

• DocuWare Cloud uniquement au 26/09/2026. Une installation sur site ne peut pas utiliser le service ; l’éditeur annonçait en mai 2026 une version sur site, sans date.

• Formats structurés : UBL, CII, Factur-X, Peppol BIS, XRechnung, ZUGFeRD et tout format conforme à la norme EN 16931. Les PDF et images reçus par courriel ne passent pas par le service : ils relèvent de la capture IDP de la GED.

• Émission pilotée par workflow : l’ERP fournit une facture déjà structurée, DocuWare l’envoie au moment choisi et remonte l’acceptation ou le rejet.

• Activation par entité juridique, identifiée par son numéro de TVA, après commande du service.

• API REST de la plateforme DocuWare, documentée publiquement.

• Offre préconfigurée annoncée pour ouvrir la réception en quelques jours, les autres traitements venant ensuite.

• Formations en France, certifiées Qualiopi, et portail de support.

• Déploiement par l’éditeur ou par l’un de ses partenaires revendeurs.

• Service tenu à jour par l’éditeur au fil des évolutions réglementaires de chaque pays couvert.

• PME / ETI / multisites cherchant à unifier GED, approbations et e-invoicing.

• Services comptables/financiers avec besoins de conformité et d’archivage probant.

Pour la France, DocuWare fait passer les échanges entre entreprises par Peppol et les factures au secteur public par Chorus Pro, dans les deux sens. Le même service fonctionne en Belgique, en Allemagne et en Pologne (KSeF), et convertit une facture reçue dans un format national vers celui du pays qui la traite : un groupe peut ainsi centraliser ses filiales dans un seul système. La limite tient à la chaîne technique : l’accès Peppol passe par un prestataire non nommé, et aucune page consultée ne mentionne l’API de la norme XP Z12-013. Une entreprise qui veut changer de PA plus tard doit donc demander comment ses identifiants Peppol et son historique seraient transférés.

Tarif non publié par l’éditeur à la date du 26/09/2026. Le service de facturation électronique se commande en plus de DocuWare Cloud, entité par entité, et la vente passe par l’éditeur ou par ses partenaires. L’acheteur doit donc obtenir trois prix : l’abonnement DocuWare Cloud, le service de facturation électronique, et le déploiement des workflows et du connecteur ERP. Pour une entreprise qui n’utilise pas encore DocuWare, la PA arrive avec une GED complète : le budget se compare à un projet de dématérialisation, pas à une simple boîte de réception de factures. La durée d’engagement et le coût de restitution des archives sont à obtenir par écrit avant de signer.

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